Bedrijfsvoering

De kosten van bedrijfsvoering bestonden in voorgaande jaren uit de kosten voor materiële en personele overhead en de kosten voor interne capaciteit. Sinds de wijzigingen in het BBV zijn de kosten voor overhead opgenomen in de programmarekening onder operationeel doel “Overhead” in programma 8. De toelichtingen daarop zijn daar te vinden.

Het in 2019 herziene beleid voor capaciteitssturing heeft tot doel als organisatie wendbaarder en flexibeler te zijn om de opgaven te realiseren en daarnaast inhuur te beheersen om kennis in huis te halen en houden. Het onderscheid in rapportage tussen interne capaciteit (in de bedrijfsvoeringskosten) en externe capaciteit (Zowel opgenomen in de programmakosten als in de bedrijfsvoeringskosten) is in dit nieuwe beleid verdwenen. Daarvoor in de plaats is beter inzicht gekomen in de totale capaciteitskosten voor het realiseren van onze opgaven. In deze paragraaf rapporteren wij over deze kosten.

De totale kosten worden per directie verzameld op de kostenplaatsen van de diverse sectoren. Vervolgens worden deze kosten toegerekend aan de programma’s en investeringen volgens de volgende principes:

1. Medewerkers (eigen en inhuur) die werken aan investeringsprojecten schrijven tijd. De werkelijk bestede uren worden vermenigvuldigd met een voorcalculatorisch uurtarief en op die wijze ten laste van de investeringskredieten gebracht.
2. Toerekeningswijze personele kosten over begrotingsprogramma’s: de werkelijke kosten die resteren na toerekening aan investeringen worden verdeeld volgens de door PS vastgestelde verdeelsleutel.

Voor de wijze van toerekening aan de operationele doelen is uitgegaan van de verdeelsleutel die volgt uit de laatste begrotingswijziging. In deze laatste begrotingswijziging ligt vast welk percentage van de personele omvang per directie toegerekend wordt aan welk operationeel doel. Dit percentage wordt ook gebruikt bij de toerekening van de werkelijke kosten per directie. Voor de toerekening bij de begroting wordt daarbij voor Overhead uitgegaan van de kaders zoals beschreven in de notitie Overhead van de commissie BBV.

In bovenstaande tabel is te zien hoe de capaciteitskosten over de programma’s zijn verdeeld op basis van deze door PS bij de laatste begrotingswijziging vastgestelde percentages. In totaal is er voor capaciteit 9 miljoen minder uitgegeven. Daarvan heeft 1,2 miljoen betrekking op de investeringen en 7,8 miljoen op de programma’s.
Voor deze onderschrijding op de capaciteitskosten is een aantal verklaringen aan te geven.
In de 2^e begrotingswijziging is gemeld dat onder andere een wijziging in het BBV heeft veroorzaakt dat de toerekening van capaciteitskosten aan investeringen moest worden herzien. In de jaarrekening 2019 leidde dit nog tot een verschil van ruim 11 miljoen tussen de begrote en de gerealiseerde toerekening aan investeringen.
In de analyse van de jaarrekening 2019 zijn tot de conclusie gekomen dat we in 2019 op begrotingsbasis te veel kosten toerekenden aan investeringen. Dit hebben we in 2020 sterk verbeterd door deze kosten toe te rekenen aan de exploitatie, waar ze ook horen. Omdat dit leidde tot een verhoging van de kosten in de exploitatie, zijn deze kosten vervolgens kritisch bekeken op de noodzaak. Dit heeft geleid tot minder kosten dan begroot in de exploitatie. Daarnaast is het verschil tussen begrote en gerealiseerde toerekening aan investeringen flink verbeterd en gedaald van ruim 11 miljoen verschil in 2019 tot 1,2 miljoen verschil in 2020.
Het betreft het saldo van de loonkosten en de inhuur zoals in onderstaande tabel is te zien.
Daarnaast heeft ook de corona crisis invloed gehad op de totale loonkosten. Zo is onder andere ruim 6 ton minder besteed aan reiskostenvergoedingen voor woon-werk-verkeer.
Het andere deel van de onderuitputting heeft betrekking op de overige kosten. Dit betreft voornamelijk, maar niet uitsluitend, opleidingskosten. Ook bij deze onderuitputting speelt waarschijnlijk corona een rol, waardoor minder van de opleidingsmogelijkheden is benut.
In onderstaande tabel is voor de capaciteitskosten in de programma’s weergegeven op welke soort kosten dit betrekking heeft.